A crise e o cenário de incertezas políticas e econômicas no Brasil trouxeram a necessidade das empresas em aprimorar seus processos de gestão e isso também se aplica aos departamentos jurídicos de todos os tipos de corporações, em especial as empresas PMEs.
A busca pela produtividade por meio da redução de custos, melhoria de processos e formas mais ágeis e eficazes de se controlar as atividades se impõem cada vez mais como desafios não só para as áreas de negócios como comercial, marketing e produção, mas também atingem os departamentos jurídicos das empresas.
Para ajudar nesta tarefa, os departamentos jurídicos podem contar com o apoio de escritórios de advocacia para promover melhorias no processo de gestão e portanto, ganhar mais competitividade e eficiência em suas atividades jurídicas. Veja algumas dessas medidas:
Controle de atividades e ganho de tempo
Os escritórios podem e devem fazer relatórios de atualizações mensais e/ou semanais em casos mais críticos, sobre o status de andamento dos processos, utilizando sinalizadores como por exemplo sinais de semáforo em vermelho, amarelo e verde. Essa é uma forma de dar uma indicação clara e rápida aos gestores jurídicos das empresas, economizando tempo e ajudando a focar nos problemas mais críticos e discussões de providências dos casos com o escritório.
É ganho de tempo e produtividade na certa!
Redução de retrabalhos
Uma comunicação efetiva entre os times de trabalho do escritório de advocacia e dos advogados de corporações é assunto cada vez mais em voga nas discussões de produtividade.
O importante é estabelecer objetivos claros e técnicas de apuração dos resultados para evitar telefones sem fio. Hoje, muitas ferramentas de compartilhamento como Google Drive, softwares de gerenciamento de projetos como BaseCamp, gestão de tempo como o Toggl, dão um empurrãozinho para diminuir tempo e otimizar as tarefas entre equipes.
Fluxos e processos de trabalhos
Na maioria das atividades, é costume do brasileiro sair fazendo, sem pensar num planejamento, o que é típico da nossa cultura. Porém, a pressão por resultados tem exigido que se trabalhe cada vez mais com processos definidos para que se busque aperfeiçoamento de atividades e que inclusive entenda como diferentes fluxos de trabalho impactam as atividades dos projetos.
Desenho de processos, metodologias ágeis de Projeto como Scrum, salas de guerra (as war rooms) entre outras técnicas podem facilitar e muito o andamento dos trabalhos.
Uma pitada de prevenção a riscos
Qualquer trabalho de média a alta complexidade envolve riscos. Muitos profissionais não colocam nas premissas de trabalho um delta ou um espaço para imprevistos, riscos e fatores que impactam negativamente o andamento dos trabalhos.
Os escritórios de advocacia podem ser grandes aliados para antecipar riscos aos times dos departamentos jurídicos, prevendo riscos e se antecipando a possíveis planos de contenção.
Estipular como premissa estabelecer prevenção a riscos é uma atitude que precisa ser estimulada e desenvolvida e bastante passível de mensuração tanto em termos de imagens, prejuízo ao negócio, perdas financeiras ou ganhos com as previsões. Mais um ponto que o time do departamento jurídico pode trazer para sua conta de grandes realizações.
